如何像一支团队一样战斗？

你有没有遇到过这样的经历：

单独去执行一个任务时，成果还不错。但当涉及多线任务，需要同时跟进不同对接人，统筹一大堆信息时，就特别容易出差错。

比如：

花了大量时间讨论，开冗长的会，到头来却得不出任何有用结果；

原定的计划不断拖延、延期，任务进度一直没有进展；

明明把工作安排妥当，一忙起来却全部抛诸脑后，全凭印象做事；

收集了大量资料，记了一堆备忘信息，执行时却总是丢三落四，导致被老板说「统筹能力不行」；

……

很多时候，发生这些情况，并不是由于你的能力不行，而是，你没有将你的思维，从「任务」转移到「项目」。

什么是项目？项目其实并不复杂，它无非就是一系列任务的统称。

无论是开设一个门店，举办一场活动，设计一个产品，组织一次推广……甚至，聚焦到个人身上，准备一场考试，完成一次演讲，策划一场旅行，都可以是一个项目。

当我们聚焦在一项任务上面时，我们需要考虑的地方很少：无非「如何把任务做得更好」而已。

但当我们面对一个项目，我们需要考虑的地方，就多了很多：

时间有限，如何在规定的时间内，尽可能提高成果？

资源有限，如何做，才能最大化资源的利用效率？

跟项目相关的信息，错综复杂，如何将它们尽可能利用起来？

协调好这些因素，就需要我们建立一套，行而有效的项目管理方法。

不要看到「项目管理」就心生畏惧 —— 其实，只要运用一些简单的思维和工具，你也可以一个人，撑起一个复杂的项目。

刚好训练营结营了，我就以这期训练营为例，分享给大家一些有效的方法。

1. 边界分析法

前阵子，我分享了自己通过DIKW模型来学习的方法。有同学在后台提问：

在网上搜寻信息时，经常一不小心就陷了进去，不断浏览新页面，导致花上大量时间，如何把握这里面的「度」呢？

其实，这看似简单，却是项目管理特别核心的一个思维。

无论做什么，时时刻刻问自己：我所做的，是否在项目边界之内？

什么是项目边界？简而言之，就是一条明确的界限：这次的项目要做什么，不做什么。

这必须在项目最开始的时候就确定下来。

举个简单的例子：

规划一次旅行，途径某个城市，转机时间24小时，那么我就会首先做好计算：这24小时里面，除去交通的时间，以防意外的安全时间，剩下能自由行动的时间，有多少？

接着，所有可能会消耗时间的方案（比如需要排队、路途遥远、位置偏僻等），全部会被我筛出去。

我会把所有的注意力，放在位于市区里面、交通便利、无需花费太多时间的景点，再大致定下游览路线。

这样一来，哪怕玩得不是很尽兴，错过了某几个地方，也不要紧。因为我知道，一旦误机了，后面的损失会更大 —— 所有做好的规划，可能都要全盘推翻重来。

更重要的是，这可以避免在规划的时候，浪费大量时间，最终却发现找出来的场所都不合适。

这就是「在边界之内思考」：先划下边界，再考虑「自己所考虑的事情，是否在边界之内？」如果不是，就先记下来，将其清出大脑，避免在上面浪费过多的时间和精力。

实际应用中，可以采用这样的方式：

在一张白纸上，画下一条线：左边是「边界之内」，右边是「边界之外」。每当你想到任何一个新议题时，将其写下来，看看它是位于线（边界）的左边，还是右边。

最常用的场合，是在会议上。

我保证，你一定见过这样的同事：发言从第一句开始就天马行空，总是不经意带偏会议的节奏，还一说就是一大通，又不好打断。

这个时候最需要的是什么呢？主持人在白板上画下一道线，告诉他：你说的我们先记下来，下次再找时间讨论，现在我们回到会议中心议题上。

这样，就可以保证，整个讨论过程，始终都在「我们的控制之内」，不会偏离到其他方向。

同样，在规划训练营的时候，我会先思考：训练营要包含哪些内容？不包含哪些内容？这中间明确的一条界限是什么？

这样一来，就可以避免在规划和执行过程中，不断地「增加」新的东西进来，导致训练营变得过于臃肿、复杂，也不利于同学们的理解。

2. 里程碑跟进法

在项目管理中，最常用、也是最重要的是什么？莫过于时间规划了。

如果说时间管理，是对于单线任务的管理，那么项目管理就更加立体：同一段时间里，要兼顾多个项目、多个任务，如何才能避免手忙脚乱？

举个例子：我在筹备训练营的时候，同时还要兼顾公众号、写书，以及跟朋友合作的其他项目，如何才能将这些事情，一一安排妥当？

一个行而有效的方法，是利用Excel，做出一张「里程碑表格」，将所有需要兼顾的项目，全部写上去，记录下关键节点（亦即「里程碑」）。

再根据这张表格，每天跟进，记录当天的进度、重要事项、备忘录。达到用一张表格，就能统筹所有项目的目的。

具体应用，可以参考下面这个例子：

横轴是时间，纵轴是项目类别。标红的格子是关键节点，也就是「里程碑」，亦即已经确定下来、需要交付明确成果的时间点。

接着，每一天结束了，再拨出一段固定的时间，用来做跟进：在当天的格子里，将这一天主要的进展、成果和重要信息记录下来，便于以后查看。

这张「里程碑表格」，有什么作用呢？

1）纵向看，可以一目了然看到：每一天需要完成哪些任务。

当面对的任务繁多、项目复杂的时候，用滴答清单等Todo List工具，不便于纵览全局。但用里程碑表，我们就可以看到这个月所有的安排。知道自己手头上有哪些事情，这些事情需要完成什么，对时间有什么要求，等等。

更具体来说，只要我们定位到某一天，纵向划下一道线，当天所有需要完成的事情，也就全部一清二楚。

2）横向看：可以以项目为核心，看到某一个项目的全部规划。

这一点不用说了。我们定位到任意一行，就能清楚地看到：对于某个项目，已经确定的关键节点有哪些；为了实现这些关键节点，我们需要做什么；每一天需要完成多少进度；等等。

3）每日跟进：可以让自己知道，实际执行跟计划的差异。

任何一份计划，做出来，仅仅只是开始。如果把计划放在一边不管，是不会起到任何作用的。

所以，我们需要在每天的格子里，记录下每天的进度、问题和重要信息，做好跟进。

这样，才能让我们看到，每一天，项目实实在在地在推进着。如果遇到任何障碍和问题，也能及时注意到，纳入考虑范围。

可能有同学会问：能不能用日历来做「里程碑」？其实也可以。就是用起来，不如直接用Excel（或是其他表格软件）方便。

而且，在时间管理领域里，日历通常有另外一套其他的用法。以后会再分享给大家。

当然，这只是一个极其简化的模型，项目管理中，面对更复杂的项目，会有更高级的应用，在这里就不展开讲了。

3. 笔记统筹法

训练营第一期的学员，会知道：我在课程中，安排了大量的实例、材料和练习题。

这些内容从哪里来的呢？绝大多数，都是我平时上网、读书的时候，从各种途径收集起来，并优化、修改的。

日常生活和工作中，我们会接触到大量信息。这些信息，如果仅仅是蜻蜓点水，不加收纳和应用，很容易遗失，非常可惜。

譬如说：学员们提的建议，聊天时突发的灵感，上网时看到的材料，突然想到的一个切入点……

这些信息，如果平时不注意收集，仅仅在任务到来时，才主动去搜集的话，效率会相当低。

所以，从我开始筹备训练营的时候，就在笔记里新建了一个笔记本，取名「训练营」。并将所有相关的信息 —— 无论是聊天记录的只言片语，还是网上的材料，全部丢进里面。

等到拥有整段时间时，再对里面的内容，进行重组、整合和应用。

比如：刷知乎时看到一段材料，觉得「很适合让学员们来找漏洞」，我就会将它直接分享到笔记里，加上「习题」的标签。

跟朋友聊天时，突然产生一个灵感，很适合用到讲课里，我就会立刻记下关键词，打上「想法」的标签，放进「训练营」笔记本里。

然后，再在每天晚上，检视一遍今天新增的笔记。对每一条笔记去思考，怎么做，才能更好地把它用起来。

譬如说：将记下来的「想法」全部放到一起，看它们能够如何整合起来，产生更好的效果；

将「案例」放到一起，进行对比，思考：如何让大家的思路能够由浅入深、逐步细化？应该如何安排这些案例的顺序？是否需要对其中部分内容进行修改？

诸如此类。

这里说一下，我使用的笔记工具，是印象笔记。但其他笔记也能胜任。比如Onenote、有道云笔记、为知笔记、Bear，都可以。

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通过这个方式，让平时所有的碎片信息「为我所用」，就能最大化对信息的利用效率。

4.KPT复盘法

我常常说一句话：一个项目做完了，远远没有结束，只有经过复盘，将项目中的经验和教训记住，用在下一次项目中，才是真正尽到了它的使命。

所以，复盘的重要性，提到多高也不为过。

如果没有复盘，一个项目做下来，你相当于任何提升都没有获得。该犯的错下次还是会犯，该绕的路下次还会绕，该遇到的坑下次还会遇到。

那么，如何简单有效地做好项目复盘呢？

有一个简单的方法，叫做KPT复盘法。

K代表Keep：在这次项目过程中，有哪些细节、操作，是可以继续保持的？

P代表Problem：在这次项目中，遇到了什么问题？有哪些地方需要进一步思考、解决？

T代表Try：在这次项目中，有哪些想法是可以在下次项目中尝试的？不妨测试一下。

举一个例子，这是训练营第一周的复盘：

注意：在应用KPT复盘法的过程中，顺序一般是这样：

1）找出K：亦即肯定这个周期中有效的行动，继续保持到下一个周期里；

2）找出P：亦即通过反馈、汇报和成果，找到这个周期中存在的问题，把它们记下来；

3）写下T：根据找到的P，试着写出可行的尝试方法，再一一进行小范围测试。

这样一来，就能让每一次的经验和教训，都成为下一次项目宝贵的财富。

要注意的是，并不是只有项目结案了，才能复盘。实际上，每一个周期里，都可以进行一次小复盘。

像前面举的例子，就是在第一周结束之后，进行的一次小复盘，并用到第二周里面。

希望这些方法，能够切实有效地提升你的工作效率。: )